Jaki zakres pocesów obejmuje digitalizacja biznesu?

Digitalizacja w biznesie opiera się na przekształceniu wszelkich analogowych nośników informacji w wersję cyfrową. Wpływa to pozytywnie na usprawnienie działania oraz zwiększenie wydajności funkcjonowania przedsiębiorstw decydujących się na jej wdrożenie. Najczęściej digitalizacja w firmach kojarzona jest głównie z OCR faktur oraz OCR umów. W praktyce jednak digitalizacja obejmuje jednak o wiele więcej czynności procesowych niż tylko odczyt danych poprzez OCR. 

Warto zaznaczyć, iż sama digitalizacja stanowi element procesu cyfryzacji. Przy czym o cyfryzacji często myślimy w kontekście dostępnych usług publicznych poprzez platformę ePUAP.  Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby takie cyfrowe usługi udostępniała firma swoim klientom. Do tego jednak potrzebne są bardzo dobrze opisane i przygotowane procesy. W praktyce firmy rozpoczynają cyfryzację swoich procesów właśnie od digitalizacji dokumentów, a więc przekształceniu analogowej postaci informacji w postać cyfrową. Nie wiele to jednak daje poza ułatwieniem obiegu informacji i podglądem zeskanowanego dokumentu w postaci plików PDF. Jednak gdy potrafimy odczytać i wykorzystać dane z przetworzonych dokumentów to zaczynamy mówić o cyfryzacji.

Cyfryzacja dokumentów

Choć digitalizacja w biznesie bazuje na  zapisie cyfrowym dokumentów poprzez ich skanowanie, to czynność ta jest wyłącznie jedną z licznych, które występują podczas wprowadzania rozwiązania digitalizacji. Wśród czynności procesowych obejmowanych digitalizacją w przedsiębiorstwach, wyróżnić można między innymi:

• zapisywanie zeskanowanych dokumentów i umieszczanie ich w repozytorium, 

• obieg umów/ zamówień bez potrzeby ich drukowania,

• rozpoznanie rodzaju dokumentów i zaprojektowanie ścieżki obiegu dokumentów w organizacji,

• ustandaryzowanie obiegu określonych typów dokumentów,

• przygotowanie szablonów dokumentów pod proces digitalizacji (np.: poprzez dodawanie znaczników na drukowanych umowach), 

• przetwarzanie informacji zawartych na cyfrowych dokumentach, 

• transformowanie danych zawartych w wiadomościach e-mail, tak aby tworzyły one uporządkowaną, czytelną strukturę do dalszego przetwarzania w systemach klienta.

W jaki sposób ustalany jest zakres procesów obejmowanych digitalizacją?

Digitalizacja, której wdrażaniem zajmują się takie firmy jak Nova Praxis to usługa, z której skorzystać mogą wszystkie przedsiębiorstwa. Zakres obejmowanych nią procesów uzależniony jest natomiast od rodzaju występujących w nich dokumentów oraz zaprojektowanych obiegów dokumentów. Dlatego też zawsze powinna być ona poprzedzona przeprowadzeniem audytu przedsiębiorstwa. Zapewnia on bowiem niezbędne informacje o tym, gdzie oraz w jaki sposób tworzone są dokumenty w firmie, w jaki sposób są przetwarzane i jak można by zautomatyzować te czynności. Na jego podstawie można więc dopiero zaplanować właściwy przebieg cyfryzacji usług biznesowych, który pozwoli uzyskać optymalny, założony efekt. 

Jak digitalizacja wpływa na procesy biznesowe w firmach?

Za wdrożeniem digitalizacji w biznesie przemawia wiele zalet tego rozwiązania. Do najważniejszych spośród nich zaliczyć można przede wszystkim:

• zwiększenie wydajności i efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa, 

• usprawnienie realizacji procesów w przedsiębiorstwie,

• obniżenie kosztów wewnętrznych, związanych z obsługą dokumentów, 

• lepszą organizację czasu pracy pracowników, 

• trwałą ochronę dokumentów przed zniszczeniem i uszkodzeniem.