Jak wyposażyć firmowe archiwum?

Spis treści

• Odpowiednie meble archiwalne
• Odpowiednie warunki przechowywania dokumentów
• System porządkowania i katalogowania dokumentów

W dobie cyfryzacji i przechowywania danych w chmurze, tradycyjne archiwum w firmie może wydawać się archaicznym rozwiązaniem. Jednak wciąż istnieją sytuacje, w których konieczne jest posiadanie fizycznych kopii dokumentów. Wyposażenie firmowego archiwum to nie tylko kwestia estetyki, ale przede wszystkim funkcjonalności i bezpieczeństwa przechowywanych materiałów. W artykule przedstawiamy kluczowe aspekty oraz praktyczne rozwiązania, które pomogą Ci stworzyć profesjonalne archiwum w firmie.

Odpowiednie meble archiwalne

Podstawowym elementem wyposażenia każdego archiwum są regały archiwalne. To na nich przechowywane będą wszelkie dokumenty, akta czy teczki zawierające ważne informacje. Wybierając regały do swojego archiwum, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Po pierwsze, materiał, z którego wykonane są regały – najlepiej sprawdzą się te wykonane z metalu, gdyż są one trwałe, odporne na uszkodzenia oraz zapewniają stabilność konstrukcji. Po drugie, rodzaj regałów – dostępne są zarówno regały otwarte, jak i zamknięte, a także przesuwne, które pozwalają zaoszczędzić przestrzeń w pomieszczeniu. 

Przeczytaj również: Dlaczego warto się zdecydować na regały metalowe na wymiar?

Odpowiednie warunki przechowywania dokumentów

Ważnym aspektem wyposażenia firmowego archiwum jest zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania dokumentów. Należy zadbać o właściwą temperaturę oraz wilgotność powietrza. Optymalna temperatura dla przechowywania dokumentów wynosi około 18–20°C, natomiast wilgotność powietrza powinna utrzymywać się na poziomie 40–50%. Warto również zainwestować w system wentylacji oraz oświetlenie LED, które nie emituje promieniowania UV.

Przeczytaj również: Jak wyglądają bieżące przeglądy regałów magazynowych?

System porządkowania i katalogowania dokumentów

Kolejnym istotnym elementem wyposażenia firmowego archiwum jest system porządkowania i katalogowania dokumentów umieszczanych na regałach archiwalnych, które znaleźć można w ofercie producenta mebli metalowych Met-Pol. Warto zastosować jednolity system oznaczania teczek oraz segregatorów, który ułatwi odnalezienie poszukiwanego dokumentu. Można również zainwestować w oprogramowanie do zarządzania archiwum, które pozwoli na szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji oraz kontrolowanie dostępu do poszczególnych dokumentów. Ważne jest również wprowadzenie procedur dotyczących przekazywania dokumentów do archiwum oraz ich wydawania, co pozwoli na utrzymanie porządku oraz zminimalizowanie ryzyka zagubienia ważnych materiałów.

Przeczytaj również: 5 mebli, których nie powinno zabraknąć w dobrze zagospodarowanym magazynie

Podsumowując, odpowiednie wyposażenie firmowego archiwum to klucz do zapewnienia bezpieczeństwa oraz funkcjonalności przechowywania dokumentów. Inwestując w regały archiwalne, odpowiednie warunki przechowywania, system porządkowania oraz zabezpieczenia, stworzysz profesjonalne archiwum, które będzie służyć Twojej firmie przez wiele lat.