Jak sporządzać listy płac w firmie?

Przyjęcie pracowników do swojej firmy i podpisanie z nimi umowy, nakłada na przedsiębiorcę obowiązek wypłacania wynagrodzenia. Kwota ta musi oczywiście być zgodna z podpisanym dokumentem, ale może zawierać także dodatki np. w postaci premii. Aby ułatwić księgowanie wpłat, warto sporządzać listę płac w firmie. Jak to się robi?

Lista płac – co to takiego?

Listą płac nazywamy dokument księgowy, który zawiera wszystkie informacje dotyczące wynagrodzeń pracowników. Stanowi potwierdzenie ich rozliczenia. Co ważne, na liście płac znajdują się tylko wynagrodzenia osób zatrudnionych na umowę o pracę. W przypadku pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę zlecenie lub o dzieło sporządza się rachunki i to one stanowią potwierdzenie naliczenia wynagrodzeń. Lista płac stanowi także podstawę do prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowej oraz polisy ubezpieczeniowej.

Przeczytaj również: Z jakich usług księgowych warto skorzystać?

Co powinna zawierać lista płac w firmie?

Do sporządzania listy płac w firmie potrzebnych jest kilka dokumentów. Pracodawca musi dysponować umową o pracę, listą obecności pracowników oraz ewidencją ich czasu pracy. W tej ostatniej powinny się także znaleźć nadgodziny, godziny nocne etc. Ponadto osoba sporządzająca listę płac musi mieć oświadczenie PIT-2, świadectwo pracy pracownika z wcześniejszych miejsc zatrudnienia oraz informacje dotyczące przysługujących pracownikowi premii. Posiadają te dokumenty, pracodawca może zacząć tworzyć listę. Ta z kolei powinna zawierać takie dane jak:

Przeczytaj również: 5 rzeczy, które warto mieć na uwadze przy wyborze biura rachunkowego

• nazwa firmy,

• imię i nazwisko pracownika,

• okres rozliczenia, którego dotyczy,

• numer lub nazwę listy płac,

• datę wypłaty wynagrodzenia,

• podpis osoby sporządzającej listę,

• wynagrodzenie zasadnicze z wszystkimi składnikami.

Czy pracodawca zawsze musi sporządzać listę płac?

Sporządzanie listy płac w firmie nie jest obowiązkowe. Jeśli jednak się na to decydujemy, staje się to obowiązkiem pracodawcy. Przedsiębiorca może jednak oddelegować to zadanie firmie takiej jak Biuro rachunkowe z Bolesławca. To duże udogodnienie, ponieważ znika jedno z dodatkowych zadań, a zaoszczędzony czas można poświęcić na inne sprawy związane z prowadzeniem działalności. Sporządzanie listy płac przez biuro rachunkowe ma także tę zaletę, że masz pewność, że dokument ten jest wykonany rzetelnie i na czas.

Przeczytaj również: W jaki sposób rozlicza się cudzoziemców?