Jak sporządzać listę płac w firmie?

Choć przedsiębiorcy zgodnie z obowiązującymi przepisami nie mają obowiązku sporządzania list płac, jest ona dokumentem, który w znaczący sposób ułatwia rozliczenia z Urzędem Skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Dlatego też w tym artykule podpowiadamy czym jest lista płac, z czego powinna się składać i jakie dokumenty są niezbędne do jej sporządzenia.

Czym jest lista płac?

Lista płac pracowników to jeden z podstawowych dokumentów kadrowo-płacowych, który zawiera wszelkie informacje związane z wypłacanymi wynagrodzeniami dla pracowników danej firmy zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Sporządzanie listy płac pozwala skutecznie monitorować dla pracodawców koszty związane z wynagrodzeniem pracowników, a także ułatwia prawidłowe wypełnianie deklaracji związanych z rozliczeniami podatkowymi i na rzecz ZUS. Za przygotowywanie tego typu dokumentów najczęściej odpowiedzialne są w przedsiębiorstwach specjalnie wyznaczone do tego działy lub firmy zewnętrzne świadczące usługi księgowe związane z obsługą kadrowo-płacową.

Przeczytaj również: Z jakich usług księgowych warto skorzystać?

Z jakich elementów powinna składać się lista płac?

Lista płac jest dokumentem, który tworzony jest indywidualnie dla każdego z pracowników. Elementy, z jakich powinna się ona składać to natomiast:

• nazwa firmy,

• wskazanie okresu, którego dotyczy dokument,

• numer lub nazwę dokumentu,

• imię i nazwisko pracownika, dla którego sporządzany jest dokument,

• wskazanie daty wypłaty wynagrodzenia dla pracownika,

• wysokość wypłaconego wynagrodzenia wraz z wyszczególnieniem jego składników, takich jak premie, prowizje, koszty uzyskania przychodu, wysokość zaliczki na podatek dochodowy itp.,

  Przeczytaj również: Co obejmują kompleksowe usługi księgowe?

• podpisy osób odpowiedzialnych za sporządzenie dokumentu.

Co jest potrzebne do sporządzenia listy płac?

Bez względu na to, czy lista płac jest sporządzana przez dział kadr i płac, czy firmę zewnętrzną świadczącą związane z tym usługi, taką jak biuro rachunkowe Marka Sowińskiego w Sopocie niezbędne są do tego odpowiednie dokumenty. Zaliczają się do nich:

Przeczytaj również: 5 rzeczy, które warto mieć na uwadze przy wyborze biura rachunkowego

• umowa o pracę,

• lista obecności pracownika,

• karta ewidencji czasu pracy pracownika,

• oświadczenie PIT-2 pracownika,

• świadectwo pracy pracownika potwierdzające jego okres zatrudnienia, niezbędny do między innymi wyliczenia wymiaru urlopu,

• informacje dotyczące premii lub sposobu naliczania ewentualnej prowizji dla pracownika.