Jak bezpiecznie pozbyć się niepotrzebnych akt i dokumentów?

W wielu firmach i instytucjach, mimo zaawansowanego postępu technologicznego, wciąż wiele materiałów wytwarzanych jest w formie papierowej. Dokumenty te często zawierają poufne dane czy informacje, w związku z tym dostanie się tego typu dokumentów w niepowołane ręce, może skutkować poważnymi konsekwencjami, przynosząc firmie nie tylko straty finansowe, ale i problemy prawne. Jak zatem bezpiecznie pozbyć się niepotrzebnych dokumentów?

Jak pozbyć się niepotrzebnych, (aczkolwiek tajnych i poufnych) akt i dokumentów?

Zaostrzające się przepisy z zakresu ochrony danych osobowych nakładają na administratorów tychże danych coraz to nowsze obowiązki związane z prawidłowym ich przechowywaniem. W celu spełnienia wymogów stawianych przez nowe regulacje prawne, konieczne jest skrupulatne przestrzeganie procedur w zakresie ochrony danych osobowych – w tym odpowiednia utylizacja istotnych dokumentów. Niestety – samodzielne wywiązywanie się z tych obowiązków może być nie lada wyzwaniem. W związku z tym, doskonałym rozwiązaniem może być skorzystanie z usług specjalistycznej firmy, takiej jak na przykład Karat Recykling, oferującej między innymi niszczenie akt i dokumentów.

Przeczytaj również: Klasy tajności niszczenia dokumentów

Profesjonalne firmy, zajmujące się niszczeniem akt i dokumentów zapewniają przestrzeganie wszelkich standardów związanych z bezpieczeństwem materiałów przekazywanych do utylizacji. Proces niszczenia akt i dokumentów odbywa się w specjalnych, bezpiecznych warunkach i kończy się wydaniem specjalnego protokołu zniszczenia.

Przeczytaj również: Jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów?

Co z danymi zapisanymi na nośnikach elektronicznych?

Poza dokumentami w formie papierowej, współczesne firmy przechowują ważne i poufne dane także na nośnikach elektronicznych. Mogą to być zarówno dane wewnętrzne, których ujawnienie mogłoby skutkować stratami finansowymi firmy, jak i dane osobowe (np. pracowników lub kontrahentów), których odtajnienie grozić może odpowiedzialnością karną. Każda wymiana komputerów lub laptopów w firmie rodzi konieczność skutecznego (i bezpiecznego!) pozbycia się przechowywanych na twardych dyskach danych i informacji. Tradycyjne kasowanie dysków w tej sytuacji jest niewystarczające, konieczne jest profesjonalne niszczenie dysków twardych (HDD). Jedną z najskuteczniejszych i najbezpieczniejszych metod usuwania danych z dysków, jest demagnetyzacja HDD.

Przeczytaj również: Niszczenie dokumentów a przepisy RODO