Czym są karty pracowników?

Formalności związane z naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń obejmują również tworzenie towarzyszącej temu procesowi dokumentacji, która jest wymagana przez istniejące przepisy. Choć wymaga to znacznego nakładu pracy, będzie niezbędne z racji wprowadzonych w tym zakresie regulacji prawnych i może być potrzebne w razie kontroli przeprowadzanej w firmie. Dobrym przykładem takiej sytuacji jest obowiązek przygotowywania kart wynagrodzeń pracowników.

Co trzeba wiedzieć o kartach pracowników?

Zajmowanie się kwestiami kadrowo-płacowymi wiąże się z różnymi obowiązkami formalnymi, w tym zadaniami obejmującymi dokumentowanie otrzymywanych przez zatrudnione w firmie osoby wynagrodzeń. Wśród powinności pracodawcy jest założenie i prowadzenie kart pracowników, gdzie znajdą się informacje dotyczące wypłaconego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń z nią związanych. W grę wchodzą tu kwoty z tytułu wypłat należności ze stosunku pracy, stosunku służbowego, a ponadto pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy tj. wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze. Zaliczają się do nich wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszystkie inne kwoty razem ze świadczeniami nieodpłatnymi i częściowo odpłatnymi. Wynika to z zapisów Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, a także Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przeczytaj również: Jak naliczać wypłatę za miesiąc, w którym kończy się pracownikowi ulga dla młodych?

Co zawierają karty pracowników?

Choć nie ma ustalonego wzoru karty pracownika, przepisy określają, jakie elementy musi ona zawierać. Wśród nich znajdują się dane pozwalające na identyfikacje konkretnej osoby, a więc jej imię i nazwisko, a także numer identyfikacji podatkowej albo numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL). Konieczne są informacje co do samego świadczenia, a zatem miesiąc, w którym nastąpiła jego wypłata, sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze) oraz poniesione koszty uzyskania przychodu wraz ze składką na ubezpieczenia społeczne tj. emerytalne, rentowe i chorobowe, a ponadto na powszechne ubezpieczenie zdrowotne. Nie obejdzie się bez podstawy obliczenia zaliczki w danym miesiącu i kwoty należnej zaliczki na podatek dochodowy. Potrzebny jest też dochód narastająco od początku roku i data przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego. Biuro rachunkowe WAKAT z Krakowa służy przedsiębiorcom pomocą w księgowości i sprawach kadrowo-płacowych.

Przeczytaj również: Dlaczego obsługę kadrowo-płacową firmy warto powierzyć profesjonalnej księgowej?

Przeczytaj również: Co składa się na kompleksową obsługę kadrowo-płacową?