Co powinna mieć drukarka, aby spełniała wymogi RODO?

W dobie rosnącej liczby cyberataków i zagrożeń związanych z ochroną danych osobowych, dbanie o bezpieczeństwo informacji jest niezwykle istotne dla każdej firmy. Jednym z kluczowych aspektów tego procesu jest zabezpieczenie urządzeń wykorzystywanych w przedsiębiorstwach, takich jak drukarki. Wprowadzone w 2018 roku, Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO) nakłada na przedsiębiorstwa szereg obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych. Warto więc sprawdzić, czy stosowane w firmie drukarki spełniają wymogi RODO.

Szyfrowanie danych

Każda drukarka przeznaczona do obsługi informacji chronionych przez RODO musi oferować funkcje szyfrowania przechowywanych i przesyłanych do urządzenia danych. Możliwość szyfrowania połączeń sieciowych i zabezpieczanie danych na dyskach twardych drukarki to podstawowe kwestie, które należy sprawdzić przy wyborze odpowiedniego modelu drukarki biurowej.

Przeczytaj również: Jak dbać o trwałość i niezawodność drukarki?

Kontrola dostępu

Zarządzanie dostępem do drukarki powinno być możliwe dzięki zastosowaniu różnych metod uwierzytelniania. Wśród nich warto wymienić takie formy kontroli dostępu, jak autoryzacja przy użyciu kart, kodów PIN czy nawet biometrii. Stosowanie takich rozwiązań sprawia, że jedynie osoby uprawnione mają możliwość korzystania z drukarki oraz dostępu do przetwarzanych na niej danych.

Śledzenie i monitorowanie

W celu zabezpieczenia danych osobowych oraz utrzymania zgodności z RODO drukarka powinna zapewniać funkcje śledzenia i monitorowania aktywności użytkowników. Jak tłumaczy nasz rozmówca, doradca klientów z firmy DKS, renomowanego dostawcy sprzętu do druku biurowego:

Funkcja monitorowania aktywności pozwala na kontrolowanie operacji wykonywanych przez pracowników oraz gromadzenie danych na temat wykorzystania urządzenia. Pozwala to na szybkie wykrycie ewentualnych nieprawidłowości lub prób nieautoryzowanego dostępu.

Aktualizacje oprogramowania

Jednym z kluczowych elementów dbania o bezpieczeństwo danych w drukarkach jest regularne aktualizowanie firmware'u oraz oprogramowania urządzeń. Producenci drukarek powinni zapewniać regularne aktualizacje, które usuwają znalezione luki bezpieczeństwa i dostarczają nowe funkcje związane z ochroną danych.

Bezpieczne usunięcie danych

W trakcie eksploatacji drukarki mogą gromadzić się na niej dane osobowe, które muszą być odpowiednio zabezpieczone przed niewłaściwym użyciem. W przypadku wymiany drukarki, konieczne jest zaś całkowite i trwałe usunięcie zgromadzonych informacji. W tym celu należy skorzystać z funkcji bezpiecznego kasowania danych (np. przez nadpisywanie) lub zlecić to zadanie specjalistycznym firmom zajmującym się utylizacją sprzętu IT.

Zgodność z RODO

Warto też sprawdzić, czy producent drukarki deklaruje zgodność swojego urządzenia z RODO oraz, czy oferuje wsparcie dla przedsiębiorstw w zakresie spełniania wymogów tego rozporządzenia. W niektórych przypadkach możliwe jest uzyskanie certyfikatów potwierdzających zgodność danego modelu z przepisami RODO.